どーも、toshiです。
仕事をしていると必ず自分のサポートをしてくれる方がいると思います。
営業をしているのであれば、事務員さんのサポートは必須です。
『どうしても事務員さんといい関係性ができない』
『仕事をお願いできない』
と言った悩みに焦点を当てていきます！
この記事では
『事務員さんの重要性』
『事務員さんとのいい関係性の作り方』
を10年以上、営業とサラリーマンをしている私がお伝え致します！
少しでも当てはまる方は最後までご覧ください！
事務員さんは縁の下の力持ち
仕事内容
私は事務員さんの仕事内容をざっくりでイイので理解することが必要だと思います。
ちなみに私の会社の事務員さんの場合は
・電話対応
・受注入力
・見積返答
・請求書関連
かなり大きく分けて4つが事務員さんの仕事内容です。
まだまだ細かい仕事はありますが、その仕事を3人で分担して行っています。
2対1の構図
過去には事務員さんの間で仲が悪くなり、会社の雰囲気が大変になったこともありました。
そうなると弊害が生まれてしまいます。
・電話対応が雑
・連携が取れていないからミスが起きる
・見積回答が遅くなる
と言った弊害が生まれました。
心から言いたい！事務員さん同士の仲の良さは非常に重要です！
縁の下の力持ち
基本的に営業として外回りが中心であれば、事務員さんは中を守ってくれています。
個人的には営業マンが外で営業活動をできるのは事務員さんのおかげであると考えています。
中が崩れてしまえば、悪循環に陥ります。
中が崩れる
↓
営業マンが事務処理に追われる
↓
営業活動が制限される
↓
売上が下がる
↓
人員削減になる
↓
営業マンが外回りをする
↓
中が崩れる(上記に戻る)
‥最悪の展開です。
負の連鎖に突入です‥
営業職・技術職に関わらず。ほぼ全ての職種に絡んでいるのが事務員さんであり、
ここで縁の下の力持ちである事務員さんの役割は大きいです。
事務員さんが味方になれば‥
社内でもみんなが認める営業マンは、事務員さんへの配慮をやっています。
・挨拶を含めた声かけ
・どこかへ出張したときや、旅行に行った時にお土産
を定期的に行っています。
配慮を行うことで味方になった場合にどうなるか知りたくないですか？
・事務員さんの評価が上がる
・こちらの言い分を呑んでくれる
・自分のお客様の見方が変わり、他の人より優先してくれる
・笑顔が増える
・自分のマイナス面が許容範囲を越えにくい
・電話でのお客様とのやり取りなどを逐一報告してくれる
ここで紹介した以外にも、たくさんイイことはあります！
事務員さんとイイ関係性を作れないと‥
逆にイイ関係性を作れない人は一定数います‥
自分の身内だとタカを括って人間関係を構築しようとしない人です。
それによって
・何か問題が起きた時にほったらかしにされる
・悪い意味で仕事だと割り切られる
・こっちからの質問や疑問を受け取ってもらえない
・自分と自分のお客様を後回しにされる
・基本的に話をしてもらえない
仕事に支障をきたすレベルで障害になります。
そうなると、事務員さんが悪いと営業マンは思いがちですが、ほぼ営業マンが人間関係の構築を怠ったことが原因です！
事務員さんの悩み
関係性を構築していくと悩みを打ち明けてくれるようになります。
・給料が安い
・休みを取りづらい
・上司が男性であることが多いので悩みを相談しづらい
・仕事と家庭の両立が難しい
一部ですが、こう言った悩みが出てきます。
聞いていると、半分近くは仕事の人間関係が原因であることがわかります。
ここにしっかりフォーカスしていかないと円滑に仕事は回りません！
事務員さんとイイ関係性を作る方法
ここで最初に言っておきたいことは
イイ関係性を構築するには大部分がコミュニケーションが必要！
だということです。
営業マンであればお客様との関係性を作ることとほぼ同義だと思います！
そのために
自分から事務員さんへ話しかけましょう！
事務員さんへ興味を持つことを心がけて下さい！
そして大切なことは
自分がどうゆう人間なのかを知ってもらえる様に努力しましょう！
事務員さんのことばかりを詮索するのは、最初のうちは良くないと思います。
自分からオープンにすることで、自分は話しかけやすい人間だということをわかってもらうことが必要です。
そうしてイイ関係性を構築していきましょう！
まとめ
営業マン1人の力でできる仕事は限られています。
どうしても誰かの力を貸してもらわなければならない時はきます！
それが事務員さんであることは言うまでもありません。
長く関係性を築いていくことによって、あなたの作業効率を常にアップさせていきましょう！
そして、1日の中で最も多くの時間を費やしている仕事が、楽しくなる環境に自分で持っていきましょう！
以上！それではまたの機会に！
