どーも、toshiです。
多くの人の悩みだと思います‥
『会議が長くてイライラする』
『長い会議をしても結局何も決まっていない』
『長い会議を短縮したい』
こう言った悩みをこの記事を読めば、前提としてなぜ会議が長いかの原因と、会議を短くする解決法がわかります！
10年以上営業としてサラリーマンをしてきて、当初6時間の会議を2時間まで削減した私のやり方をお伝えいたします！
会議が長い原因
準備が不十分
共通して長い会議でよく見られます。
おそらく会議がある日は事前にわかっていると思います。
何のために会議をするのかを、明確にすることを怠っているケースは、総じて会議は長くなります。
議題はその会議の根本であり、それがなくては会議自体することは無意味です。
それなら日頃の会話で済みますから。
資料の棒読み
よく会議中に見られます。
作った資料の棒読みなら言葉に出して会議中にする必要はないです。
資料を見ればわかりますから！
人数が多い
参加人数が多いと喋らない人が出てきて、会議に参加しているだけの人が出てきます。
そうなると会議の質も落ちますし、何より喋らない人にとっても時間を浪費するだけです。
議事進行者の力量
タイムキーパーと言い換えても問題ありません。
この人が時間を無視すると会議が無駄に長くなります。
これに関しては最初の内は難しいと思いますが、この差で会議の質が変わってきます。
ホワイトボードを使っていない
これはオフラインの会議の場合ですが、どうしてもホワイトボードがないと目線が下に行きます。
その上、発言内容が個々のメモに頼ることになり、共通で可視化できません。
会議好きがいる
年配の上司に多いです。
自分の優位性に浸って、会議を詰めの場に使ってきます。
これほど非効率な時間の使い方はないです。
私が思うに会議を長くしている原因でトップクラスだと思います。
会議を短くする解決法
議題を明確にする
会議が始まる前に参加者全員に共通認識として持ってもらいましょう。
そして議題が決まったら、それに対して自分の意見を持ちましょう。
一人一人が的外れでもいいので意見を持って発言しないと会議は停滞して長くなります。
時間配分を明確にする
議題が決まったらその議題ごとに持ち時間を決めましょう。
流れとしては
議題→各意見発表→話し合い→まとめ
と言った順で各セクションで時間を決めて進めましょう。
参加人数は少人数で行う
個人的にはオンライン・オフライン共通して、最大6人だと考えています。
性格上、喋れない人も中にはいます。
しかし、少なからず思っていることは間違いなくあります。
少人数であればその人も発言できる環境にできます。
資料棒読みをなくす
仮に資料を使っての議論であれば、全員が一度会議前に熟読するべきです。
その後に気になった点をフィードバックしてもらい、それに対して議論をする方が効率がいいです。
ホワイトボードを使う
使い道は参加者が発言した内容を書くためだけではありません。
全員が見れるホワイトボードに、時間割を書きましょう！
無意識で目に入るところに
・議題
・各セクションごとの持ち時間
・終了時間
を書きます。
それによって、参加者全員が時間に対して危機感を持ちます。
議事進行者は無慈悲に進行する
時間は有限なので1日中、会議をしているわけにはいきません。
決められた時間内に、用意していた議題を進めていくことが何より重要です。
しかし、議事進行者が発言しなくていいというわけではありません。
ある程度、自分の意見をいいながら管理していくのでかなり難しいと思います。
進行役の協力者を置く
どうしても1人だけで会議を進行していくのは難しいと思います。
できるのであれば
ホワイトボードに記入する役を用意しましょう！
このポジションはできれば、会議を短くしたいと思っている人にお願いするべきです。
このポジションは、議事進行者が表回しであれば、裏回し的な役割です。
裏回しとは議事進行者が会議を進めていく中で、皆さんが見ているホワイトボードを使って円滑に会議を進めていく役です。
私の場合は新入社員の時からこの役を買って出ていました。
会議好きを滅却する
これができれば、会議は円滑に進むと思っています。
私が行っていたやり方は
・事前に議題内容を上司に伝える
・会議時間はきっちり伝える
・どう言った方向性で会議を行うか伝える
・上司が全員に伝えたいことはあるか尋ねる
・会議後の報告を約束する
・報告内容と上司の考えをすり合わせる
と言った行動を1対1でやっていました。
上司によってやり方・人間性が違いますのでその時によって変えていました。
しかし大概の会議はこれをすることによって会議時間が減少しました。
まとめ
会議が長いことにいいことはありません！
ただただ漫然と時間を消費し、残業するなんて愚の骨頂だと思います！
この世界から長時間会議がなくなることを本気で願っていますので是非、参考にして頂ければと思います！
以上！それではまたの機会に！
