どーもtoshiです。
リモート会議が増えつつあるが、オフラインの会議がまだまだ多いです。
新入社員の皆さんも会議に出て思いませんか？
『会議がなげー！』
『何時間も会議をしている』
『時間かけて何も決まらない』
『どうにかして会議を短くしたい』
この気持ちは多くのサラリーマンが思っていると思います！
そこでこの記事では
『なぜ長い会議が蔓延しているのかの理由』
『新入社員でもできる解決法ステップ』
を10年以上、営業としてサラリーマンをして、最大6時間の会議を2時間に抑えた私がお伝え致します！
会議をする理由
本来、会議は複雑な案件に対する議論をして決定を行うものです。
メールなどではニュアンスが伝わり辛く、人の顔色の変化などを確認しながら話し合いをするものです。
決して、資料を読むだけの朗読会ではありません。
しかし、多くの会社では長時間会議が蔓延しています。
長時間会議の理由
議題が曖昧
定例会議などでは多く見受けられます。
何について会議をするかが曖昧です。
とりあえず集まって、先月の総括を一人一人すると言った
資料を読むだけのクソ会議
が蔓延しています。
議事進行者が実力不足
会議をしていると上司がいる場合、必ず横から何か言ってきます。
そこで時間の管理や議題の進め方など会議を回せていないことが理由です。
しかし、議事進行者が若手であれば仕方がないことです。
時間の価値がわかっていない
特に会社員として長く勤めていれば多くなる傾向です。
その長時間会議が『精神と時の部屋』でやっていればいいですよ？
しかし、現実世界であれば等しく時間は流れていきます。
自分の時間を無駄に使うことは自殺行為ですし、相手の時間を奪うことは殺人行為です！
会議好きの上司がいる
その会議の1番偉い人は間違いなく会議が好きです。
なぜなら、自分が刺す側だからです。
部下にきついことを言っても役職が守ってくれますし、上司の言葉に部下は右往左往してくれます。
ただただ、気持ちの良いアトラクションだと思っています。
会議終了条件が曖昧
仮にある議題を決めるために会議をするとなってもどうなったら会議が終わるとかないです。
フワッと会議が始まり、上司のタイミングで会議が終わるなんてことないですか？
私はもちろんありました。
6時間会議をして夜の20時になったタイミングで上司は
『こんな時間か、今日のところはこれぐらいで勘弁してやるか』
結局、その上司が後半3時間喋りっぱなしでした。
正直、全く理解できませんでした。
新入社員ができる解決法のステップ
長時間会議を打破できるのは新入社員のあなたを含めて若手社員です。
なぜなら、長時間会議を望んでいるのは上司であることは明白ですから。
それでも、あなたは上司が変えてくれることを望んでいませんか？
結論からいうとそれは時間の無駄です。
ですのであなたができる解決法のステップをお伝え致します！
ステップ：共通認識を持っている先輩社員を把握する
おそらく大半の人は、長時間会議に嫌気が差していると思います。
そう言った人達を味方につけることが必要です。
私はよく先輩社員に
『今日の会議は何を決めるんですか？』
と2人の時に聞いていました。
決まって先輩社員は
『わからん！』
と言っていました。
そう言ったコミュニケーションを続けていった結果、相手に仲間だと思ってもらえました。
そうすると私が発言をした時にフォローを入れてくれる様になりました。
ステップ：会議内で発言する
かなりハードルが高いことはわかります。
新入社員のあなたが率先して発言したところで上司に潰されることが大半ですから。
ですので、最初は話を振られた時に間違っても良いから発言しましょう！
おそらく全く意味がわからないことを発言するでしょう。
そんなことは当たり前です。
新入社員で入ってきて、斬新な発言をできる人の方が少ないです。
それでも発言するべきだと思うのは『会議中に発言するやつ』だと認識させることが目的です。
ステップ：会議終了時に決定事項を確認する
初めのうちは会議が終了するタイミングがバラバラだと思います。
しかし最後の最後であなたがへり下りながら発言しましょう！
ここで決定事項を確認することで『会議中に発言するやつ』と言う意識を更に植え付けながら、全員の共通認識を合致させることができます。
そこであなたの認識が間違っていれば、先輩社員が修正してくれますし、決まり切っていなかったことを再度議論できます。
ステップ：会議冒頭で会議終了条件を確認する
ここまで会議で発言する様になれば踏み込みましょう！
長時間会議に引導を渡すには、会議終了条件を明確にすることが必要です。
しかし、多くの会議はこれを決めずに始まることが多いです。
会議のド頭で会議終了条件の話題をかましましょう！
そして、それを全員の共通認識として持つことによって、時間への重要性が認知されます。
ステップ：書記を買って出る
オフラインの会議であれば、ホワイトボードを導入しましょう！
そしてホワイトボードを使うことを自分から名乗り出ます。
使い方としてはホワイトボードの右側に
・終了条件
・議題
・各セクションごとの持ち時間
を記入し、その会議中消さないところを作ります。
そして、それ以外の左側にセクションごとで発言した内容を記入します。
そこは消してしまって良い部分として使用します。
全員が無意識に見てしまうところに、終了条件と時間割があることによって、時間が押していることがわかります。
そうなれば後は全員が時間にシビアになり、円滑に会議を進めていけます！
まとめ
いかがでしたでしょうか？
私自身、これを新入社員で実践していました。
初めは試行錯誤してやっていましたので、効果が出始めるのに1年ぐらいかかりました。
しかしそれにより、会議を裏で回すことができ、長時間会議を撲滅してきました！
その長時間会議は使える命の時間を短くする行為ですので是非、ご活用頂ければと思います！
以上！それではまたの機会に！
